まず、今回の申請でどういった書類が必要になるのかを確認します。（概ね、3か月前から準備するとスムーズかと思います。）

これらの項目に応じて書類の組み合わせは変わりますが、一般的には外務省Webサイトから、来日する外国人の居住地を管轄する日本大使館・総領事館のページを参照します。

ほとんどの大使館・領事館のWebページには、上記3つの見出しがあるので、あなたに合ったものを選択します。

・日本国へ渡航する側の申請人
1.日本へ渡航する計画を立てる
2.必要書類をそろえる
3.現在在住している地域の日本大使館又は総領事館で申請する
4.申請終了後、旅券を取りに行く
5.査証が発給された場合3か月以内に入国する.

日本国へ渡航する側の申請人
1.旅券
2.査証申請書
3.写真
4.その他の必要書類

・日本国内への招へい人
1.外国籍の方を日本に招く計画を立てる
2.必要書類の準備をする
3.必要書類を申請人にメールか郵送いずれかにて送付する
※申請人の「3.移住地の最寄りの大使館又は総領事館等で申請する」時点にて書類が必要になるのでそれまでに送付する必要があります。

・日本国内への招へい人
1.招へい理由書
2.滞在予定表
3.身元保証書
4.その他の必要書類

※どちらの場合も必要書類は申請人の国籍や渡航目的等によって異なりますので必ずその国の大使館や領事館のホームページを確認しましょう。

査証申請書とは：
日本大使館に事前に申請し、入国の許可を得るための書類です。ビザ申請書とも呼ばれます。

招へい理由書とは：
招へいするにあたっての目的や、経緯を記載した推薦状のようなものです。日本国内への招へい人が作成し、申請人とどのような関係なのかについても記載します。

滞在予定表とは：
滞在するうえでの目的に沿って、入国日や出国日、滞在期間中の旅程などを記載します。あくまで予定ですので、完全に確定した旅程でなくても大丈夫です。

身元保証書とは：
身元保証書とは日本に来る外国人の身元を保証する人物について記載する書類です。保証人の氏名や住所、職業などの個人情報を記載します。

その他の書類：
その他にも渡航元の国や渡航する目的によって必要な書類があります。ここでは一部の必要な書類を紹介します。実際にどのような書類が必要になるかは大使館や領事館にて確認するようにしましょう。

目的：結婚式の参加
必要書類：結婚式があることを証明する結婚式場の予約証明書

目的：入院や手術
必要書類：医師の診断書

目的：商用（韓国からの場合）
必要書類：在職証明書

短期滞在ビザの発給には審査があります。短期滞在ビザ発給の条件としては以下のようなことがあげられます。

・日本に来る外国人が過去に犯罪を起こしていないかどうか
・日本に呼び寄せる会社が信頼に値する会社であるか
・滞在の目的が明確で、認められている活動内容に当てはまるか
・滞在の日程、予定が明確であるかどうか
・身元保証人によって滞在費、帰国旅費、法令の順守の3点が保障されているかどうか